어느 산업 어느 업종이나 시장이 성숙기에 접어들어 경쟁이 심해지고 성장률이 한계에 이르면 업무효율을 통해 생산성을 높이는 것이 과제다. 어떤 회사는 인력을 줄이고 조직을 슬림화하는 등의 구조조정 방식을 택하기도 하고, 어떤 회사는 당장에는 비용이 들더라도 장기적인 안목에서 비용을 절감할 수 있는 시스템을 구축하기도 한다.

매출 증가율에 비해 인건비 등 경상비용 증가율이 낮으면 생산성은 높아지게 돼있다. 3년 동안 매출은 74%나 늘어났지만 인원 증가율은 15%에 불과해 직원 1인당 생산성이 2억1천만원에서 3억2천만원으로 껑충 뛰어오른 회사가 바로 원앤원(주)이다. 비결은 IT를 활용한 정보화시스템 구축 때문이다. 외식업체 중에 IT 활용도가 가장 높은 원앤원의 경영혁신 성공사례를 소개한다.

김병조 기자 bjkim@foodbank.co.kr

원앤원의 박천희 사장은 아침에 출근을 하면 가장 먼저 하는 일이 ERP(전사적자원관리) 시스템 로그인이다. 컴퓨터를 켜는 순간 모니터에는 실시간으로 회사의 모든 정보가 떠오르기 때문이다. 재무제표를 비롯해 출고물량, 영업실적, 가맹점 숫자, 구매현황까지 회사가 돌아가는 세세한 부분까지 한눈에 볼 수 있다.
특별한 경우가 아니면 직원들이 결제 판을 들고 사장실에 결제를 받으러 들어오는 일도 없다. ERP 시스템으로 전자결제를 하기 때문이다. 집에서나 해외출장을 가서도 회사가 어떻게 돌아가는지 알 수가 있고, 결제도 할 수 있다.
“판매 현황이나 손익 등을 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 시시각각으로 경영분석이 가능하고, 따라서 모든 정책적인 판단과 의사결정이 신속하게 이뤄지고 있습니다.”
박 사장이 말하는 정보화시스템 구축이 가져다 준 편리함이다.

원앤원의 정보화시스템 구축은 준비기와 도입기, 정착기, 확장기로 구분된다.
준비기는 2002년 3월 이전까지 ARS 주문 시스템을 사용하던 시기로, 가맹점에서 전화(ARS)로 주문을 하면 자동으로 녹음이 되었고, 이것을 듣고 물류파트 직원이 오전 일찍 출근해 가맹점 주문내역을 집계한 후 식자재를 출고하는 시스템이었다.

도입기는 2002년 3월부터 2004년 8월까지 기간으로 국내 최초로 PDA 주문 시스템을 도입한 시기다. 가맹점에 배포된 PDA로 식자재를 주문하면 주문한 식자재는 본사 서버를 통해 자동으로 집계돼 인건비의 낭비요소를 대폭 개선시켰다. PDA는 때와 장소에 구애됨이 없이 주문을 할 수 있다는 장점이 있지만 데이터 전송 속도가 늦고 낮은 고장 때문에 업그레이드의 필요성이 제기됐다.

원앤원의 본격적인 정보화시스템 구축, 즉 정착기는 지난 2004년 9월 ERP 시스템을 가동하기 시작하면서부터 시작됐다. 원앤원의 ERP 시스템은 인사, 급여, 회계, 주문, 생산, 구매, POS, 원가, 가맹사업, 경영정보 시스템으로 구성돼 있다. 단지 주문 시스템만 업그레이드 한 것이 아니라 포탈 개념의 정보화시스템인 것이다. 회사의 모든 자료는 ERP 시스템에 저장되고 필요한 정보는 수시로 입출력이 된다.

가맹점과 관련된 기본사항은 가맹사업 프로그램에 저장되는데 상권분석, 개설상담, 가맹점 이력관리, 교육현황, 컴플레인, 종합매출 및 목표관리로 구성돼 있다. 모든 프로그램은 상호 복잡하게 연관돼 있으며 수정사항이나 신규 프로그램을 추가할 경우에는 관련 부서 담당자들이 협의를 거쳐 주관부서에서 수정을 한다. 각 부서에는 프로그램을 운영하는 실무 담당자들이 있으며, 이들의 직무는 소그룹 마스터로서 파트장이 이 역할을 수행하고 있다.

POS 프로그램은 가맹점의 매출관리를 위해 본사에서 별도로 개발했다. POS는 주문, 매출, 재고, 판매, 고객관리 등으로 구성돼있고, 가맹점 경영주들이 쉽게 프로그램에 접근하도록 세팅된 것이 가장 큰 특징이다. 전국의 모든 가맹점에서는 본사에서 개발한 POS 프로그램이나 인터넷을 통해 영업이 끝난 후 식자재를 주문하고, 물류센터 직원들은 ERP 프로그램을 통해 가맹점에서 발주한 식자재를 확인해 배송을 진행한다.

원앤원의 정보화시스템은 ERP 시스템에서 끝나지 않는다. 그룹웨어와 GPS 시스템, 사이버 브랜치 시스템까지 계속해서 진화하고 있다.
2004년 5월에 회사내의 커뮤니케이션 확대를 위해 그룹웨어를 가동, 주요 업무에 대한 의사소통과 외부정보 게재에서부터 전자결재를 통한 종이문서 최소화 등에 이르기까지 시간 및 물자 면에서 업무 효율성을 극대화 시키고 있다.

뿐만 아니라 2004년 10월부터는 냉탑차의 품온관리와 차량의 궤적파악, 운행점검을 위해 GPS(위성항법장치)를 설치, 차량의 위치와 상태를 실시간으로 조회할 수 있기 때문에 필요한 업무와 지시 등을 즉시 제공함으로써 차량의 운행 효율성을 증대시키고 있다. 총18대의 차량중 16대의 차량에 GPS를 장착해 본사의 ERP와 연계, 실시간 운행경로를 파악함에 따라 가맹점 도착시간을 미리 고지할 수 있으며, 냉탑차의 냉장온도를 3분에 한번씩 본사에 송신함으로써 본사에서 차량의 온도를 실시간으로 파악하고 있다.

지금까지 개발된 원앤원 정보화시스템의 최신 버전은 지난해 9월부터 가동하기 시작한 ‘사이버 브랜치(Cyber Branch: 온라인 은행지점)’다. 국민은행과 연계된 사이버 브랜치는 본사와 국민은행 지점 사이에 초고속망 라인이 설치돼 운영중이다. 원앤원이 보유한 모든 금융기관의 예금계좌 조회와 입출금 거래내역에 대한 실시간 확인이 가능하며, 원하는 시점 또는 사전에 정해진 시간에 모든 계좌에 입금된 금액을 한 계좌로 자동으로 모을 수 있는 기능이 포함돼 있다.

원앤원의 회사 안에 은행지점을 새로 개설한 것과 마찬가지의 효과를 보고 있는 셈이다. 이를 통해 각종 수수료에 대한 비용절감은 물론 계좌관리의 효율성을 높임은 물론 인건비 절감에 큰 기여를 했고, 금전사고에 대한 예방까지 할 수 있게 됐다.

사이버 브랜치는 본사에서 운영하고 있는 ERP 시스템과 연동돼 외상매출채권 대사업무를 자동화함으로써 마감업무 개선과 판매대금에 대한 자동분개 처리 등 원스톱 금융서비스가 가능하다. 박천희 대표이사는 사이버 브랜치 가동에 대해 “자금관리의 효율성과 원가절감, 투명경영, 정보화에 앞선 기업 이미지를 구축하는데 크게 기여하고 있다”고 평가했다.

원앤원은 현재 ‘원할머니보쌈’과 ‘원할머니퐁립’ 2개의 브랜드로 236개의 가맹점(보쌈 231개, 퐁립 5개)을 운영하고 있으며 올해 중에 보쌈 매장 50개, 퐁립 40개를 추가로 개설, 오는 2010년 매출 2천억원 달성을 목표로 하고 있다. <미니 인터뷰>
기획조정팀 전산파트장 김이태 차장

▲ 정보화시스템을 구축하면서 힘든 점은 어떤 것이었나.
- 시스템 구축 초기에 업계에서 정보화시스템 구축 사례를 조사해봤는데 한군데도 없었다. 간단한 단순 프로그램을 활용하는 업체들은 있었지만 지금 우리회사가 운영중인 것처럼 포탈개념으로 돼있는 업체는 없었기 때문에 참고할 기준조차 없었다. 그런데다가 식품-외식 분야는 물품구매 차원에서도 정형화 돼있지도 않아서 너무나 어려웠다. 그런 가운데서 특히 프로그램을 개발해 놓고 효과가 있을지 없을지에 대한 확신조차 못하는 상황이었다.

▲ 정형화 돼있지 않아서 어려웠다는 것은 무슨 뜻인가.
- 생산관리 프로그램을 만드는 것이 어려웠다는 뜻이다. 예를 들면 족발의 경우 구매를 할 때는 ‘포대’ 단위로 들어오는데 판매할 때는 ‘개’ 단위로 나간다. 또 무의 경우 매입할 때의 무게와 슬라이스 작업을 해서 출고를 할 때의 무게가 너무나 차이가 난다. 한마디로 말하면 ‘수율’관리와 이력관리를 전산화 한다는 자체가 너무나 힘들었다.

▲ 그런 어려운 과정을 거쳐 정보화시스템을 완벽하게 구축한 지금 시점에서 어떤 보람을 느끼나.
- 정보화시스템으로 인한 효과를 수치로 따지기는 힘들다. 그러나 업무의 질과 생산성이 높아졌다는 것에 자부심과 보람을 느낀다.

▲ 전산팀에 4명이 상근하는 걸로 알고 있다. 하루 일과가 어떻게 되나.
- 하루 일과 중 70%는 신규 프로그램을 개발하고, 30%는 기존 프로그램에 대한 유지 보수 관리 업무와 기능보강, 수정 작업 및 추가 프로그램 개발을 하고 있다.

▲ 어떤 신규 프로그램을 개발하고 있는가.
- 웹과 CS(Client Serve), PDA를 하나의 프로그램을 적용해 구현할 수 있는 시스템을 개발하고 있다. 나아가 통합물류관리 시스템과 ERP 시스템을 연결하는 프로그램, 그리고 생산자동화 시스템과 ERP 시스템을 연계하는 프로그램을 개발할 계획이다.

▲ 5년 내지 10년 후의 청사진은 어떻게 그리고 있나.
- 당장 1~2년 후에는 생산관리 프로그램이 획기적으로 달라질 것이다. 기계화 작업, 즉 자동화가 가능한 시스템으로 바뀔 것이다. 그렇게 되면 노무비가 20%는 절감될 것으로 전망한다. 궁극적으로는 RFID 시스템을 활용한 유비쿼터스 CRM을 구축하는 것이 목표다. 그리고 이를 통한 회사의 수익구조 다변화도 가능하리라 본다.

▲ 외식업계의 다른 업체에 정보통신시스템 구축의 중요성에 대해 한마디 한다면.
- 초기 투자비는 좀 들지만 IT기반을 활용하지 않고서는 생산성을 높이는 것이 사실상 어렵다고 본다. 중요한 것은 경영자의 마인드다. 우리회사가 다른 회사에 비해 정보화시스템 구축에 한 발 앞서 나갈 수 있었던 것도 대표이사의 경영 마인드가 ‘장사’가 아닌 ‘사업’ 개념이었기 때문에 가능했다고 본다.